Polityka prywatności
Captylo działa na Twoim Macu. W planie Free nic nie opuszcza komputera, dopóki sam nie włączysz funkcji w chmurze. Ta strona opisuje, co dzieje się z danymi wtedy, gdy z chmury korzystasz: z własnym kluczem albo w Captylo Pro.
1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych związanych z kontem Captylo, subskrypcją Captylo Pro i stroną captylo.com jest:
CraftWeb Sp. z o.o.
Osiedle Pod Wiatrakami 9, 62-261 Lednogóra, Polska
KRS 0001039024 · NIP 7842535739 · REGON 525423100
Kontakt: hello@kawalec.pl
2. Co aplikacja wysyła i kiedy
Domyślnie: nic
Dyktowanie, transkrypcja na Macu, historia z nagraniami, słownik, nauka z Twoich poprawek, spotkania, notatki (pisane i głosowe), wyszukiwarka i serwer MCP dla asystentów AI działają lokalnie. Nagrania, transkrypty, notatki i rozmowy z agentem AI leżą na Twoim dysku. Aplikacja nie ma telemetrii ani statystyk użycia wysyłanych do nas. Do korzystania z Free nie potrzebujesz konta.
Serwer MCP jest domyślnie wyłączony i działa tylko na Twoim Macu. Jeśli go włączysz i podłączysz asystenta AI (na przykład Claude Desktop albo Cursor), to, co asystent odczyta ze spotkań i notatek, trafia do jego dostawcy na podstawie Twojej umowy z nim.
Bez Twojej decyzji aplikacja w Free łączy się z siecią tylko w dwóch sytuacjach: raz pobiera modele mowy (z serwisu Hugging Face) i mniej więcej raz dziennie sprawdza na captylo.com, czy jest nowa wersja. Sprawdzanie wyłączysz w Ustawieniach > Aplikacja > „Sprawdzaj automatycznie”. Żadne z tych połączeń nie zawiera Twoich danych poza tym, co każde połączenie internetowe ujawnia serwerowi (adres IP). Sprawdzenie aktualizacji podaje dodatkowo tylko wersję aplikacji.
Własne klucze API (każdy plan)
Gdy wkleisz w Ustawieniach własny klucz, aplikacja łączy się bezpośrednio z wybranym przez Ciebie dostawcą: z ElevenLabs przy transkrypcji w chmurze, z OpenRouter przy trybach AI, nauce stylu, funkcjach AI w spotkaniach i notatkach oraz w rozmowie z agentem AI. Te zapytania nie przechodzą przez nasz serwer i ich nie widzimy. Dane przetwarza dostawca na podstawie Twojej umowy z nim.
Captylo Pro
W Pro, gdy nie masz własnego klucza, zapytania idą przez nasz serwer api.captylo.com, który przekazuje je dalej z naszym kluczem. Serwer przesyła dane strumieniowo i niczego z treści nie zapisuje. Wysyłane jest tylko to, czego wymaga funkcja, którą uruchomisz:
- transkrypcja w chmurze: nagranie dyktowania, notatki głosowej albo importowanego pliku audio lub ścieżka nagrania spotkania, język i słowa ze słownika;
- tryby AI: tekst dyktowania albo notatki, polecenie trybu, podpowiedzi ze słownika i z nauki, a jeśli masz profil stylu, także ten profil i nazwa aplikacji, do której trafi tekst;
- nauka stylu (tylko przy włączonym AI): co kilka zauważonych poprawek próbki tekstu sprzed i po Twojej poprawce (do 600 znaków każda) z nazwą aplikacji, z których AI układa krótki profil stylu. Profil zapisuje się na Twoim Macu i możesz go edytować w Słowniku;
- tytuły notatek (tylko przy włączonym AI): treść nowej albo zmienionej notatki, do 4000 znaków, raz na notatkę;
- notatki AI, poprawki transkryptu i „Zapytaj”: transkrypt i notatki spotkania, tytuł, data i imiona uczestników z kalendarza, jeśli kalendarz jest włączony. Przy pytaniu o wszystkie spotkania wysyłane są tylko pasujące fragmenty spotkań i do pięciu pasujących notatek, każda skrócona do 1500 znaków;
- agent AI: Twoje wiadomości, wcześniejsza część tej rozmowy oraz fragmenty spotkań, notatek i historii dyktowań, które agent wyszuka na Twoim Macu, żeby odpowiedzieć. Wyszukiwanie odbywa się lokalnie, a do AI trafiają tylko znalezione fragmenty. Rozmowy z agentem zapisują się na Twoim Macu.
3. Kto nam pomaga (podmioty przetwarzające)
| Podmiot | Rola | Jakie dane |
|---|---|---|
| ElevenLabs | zamiana mowy na tekst w Pro | nagranie, język, słowa ze słownika |
| OpenRouter oraz dostawca modelu, do którego kieruje zapytanie | przetwarzanie tekstu przez AI w Pro | tekst dyktowania, notatek, próbki stylu, fragmenty spotkań i rozmowy z agentem, jak w punkcie 2 |
| Stripe | płatności, potwierdzenia płatności, zarządzanie subskrypcją | e-mail, dane karty (widzi je tylko Stripe), adres i numer podatkowy, jeśli je podasz |
| Fakturownia sp. z o.o. (Warszawa) | wystawianie i przechowywanie faktur VAT za Captylo Pro, ich korekt, wysyłka faktur e-mailem i do KSeF | imię i nazwisko albo nazwa firmy, adres, NIP lub numer VAT UE, e-mail, plan, okres, kwota, waluta i data płatności |
| Resend | wysyłka e-maili z kodem logowania | adres e-mail i jednorazowy kod |
| Hetzner Online GmbH | hosting serwera i strony w UE (Finlandia) | wszystko, co przechowuje serwer (punkt 4) |
Część tych dostawców przetwarza dane także poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, głównie w USA. Przekazanie odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej albo programu EU-US Data Privacy Framework.
Za każdą płatność za Captylo Pro wystawiamy fakturę VAT w Fakturowni. Faktury dla firm przesyłamy do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który prowadzi Szef Krajowej Administracji Skarbowej, bo wymagają tego przepisy podatkowe. KSeF nie jest naszym podmiotem przetwarzającym, tylko odbiorcą danych z mocy prawa. Faktury dla osób prywatnych nie trafiają do KSeF.
4. Co przechowuje nasz serwer
- Twój adres e-mail i identyfikator konta;
- sesje logowania: skrót (hash) tokenu, nazwa urządzenia, daty utworzenia i ostatniego użycia;
- kody logowania jako skrót, ważne 10 minut i usuwane dobę po wygaśnięciu;
- stan subskrypcji od Stripe: identyfikatory klienta i subskrypcji, status, plan, koniec okresu;
- miesięczne liczniki użycia Pro: sekundy nagrań i liczba tokenów AI;
- ewidencję faktur: numer faktury, numer KSeF, identyfikatory dokumentu w Stripe i w Fakturowni, kwotę, walutę, status wystawienia i to, czy nabywcą jest firma. Danych nabywcy (nazwy, adresu, NIP) u siebie nie trzymamy, są w Stripe i w Fakturowni.
Serwer nigdy nie zapisuje nagrań, transkryptów, notatek, tekstów, pytań ani rozmów z agentem AI, ani na dysku, ani w logach. Logi techniczne zawierają identyfikator zapytania, ścieżkę, status, czas i pseudonim konta (skrót), nigdy adres e-mail, kod, token ani treść. Mają stały, mały rozmiar i są nadpisywane automatycznie.
5. Jak długo
- dane konta i subskrypcji: do usunięcia konta. Usunięcie zlecisz, pisząc na hello@kawalec.pl z adresu konta;
- sesja nieużywana przez 180 dni wygasa; „Wyloguj” w aplikacji lub w panelu konta kończy ją od razu;
- miesięczne liczniki użycia: 13 miesięcy;
- logi pobrań i sprawdzeń aktualizacji (bez adresu IP): 12 miesięcy;
- dokumenty płatności i faktury: przez okres wymagany przepisami podatkowymi (5 lat od końca roku), u nas, w Stripe i w Fakturowni. Faktura przesłana do KSeF zostaje tam na okres określony w przepisach podatkowych.
6. Podstawy prawne
- wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO): konto, logowanie, subskrypcja i funkcje Pro;
- obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO): rozliczenia, wystawianie faktur i ich przesyłanie do KSeF, dokumenty księgowe;
- prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO): bezpieczeństwo, limity chroniące przed nadużyciami, dochodzenie roszczeń.
7. Twoje prawa
Masz prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie. Napisz na hello@kawalec.pl. Możesz też złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
8. Nagrania spotkań
Nagrywając spotkanie, decydujesz o danych innych osób, więc to Ty jesteś ich administratorem. Poinformuj uczestników, że nagrywasz, i w razie potrzeby poproś o zgodę. Aplikacja przypomina o tym przed pierwszym nagraniem.
Nagrania i transkrypty zostają na Twoim Macu. Jeśli uruchomisz funkcje Pro w chmurze, przetwarzamy fragmenty spotkania wyłącznie w Twoim imieniu i tylko po to, by zwrócić wynik.
9. Strona captylo.com
Strona nie używa plików cookie, analityki ani narzędzi śledzących. Zapamiętuje tylko wybrany język w pamięci Twojej przeglądarki. Pobrania aplikacji i sprawdzenia aktualizacji liczymy z logów serwera strony. Zawierają one ścieżkę, czas, status i wersję aplikacji z nagłówka zapytania, bez adresu IP i bez identyfikatora instalacji.
Panel konta pod adresem app.captylo.com używa jednego niezbędnego pliku cookie z sesją logowania, bez analityki i reklam. Plik znika po wylogowaniu, a nieużywana sesja wygasa po 180 dniach. Faktury, które widzisz w panelu (z numerem KSeF, jeśli został nadany), i ich pliki PDF pobieramy na bieżąco z Fakturowni i od operatora płatności. Panel ich nie zapisuje, a plik faktury pokazuje tylko jej właścicielowi.
Jeśli zgłosisz się do testów prototypu urządzenia Captylo, zapisujemy w panelu strony adres e-mail, imię (jeśli je podasz), wybrane urządzenie, Twoją wiadomość, język strony i datę zgłoszenia, a o nowym zgłoszeniu powiadamiamy się e-mailem przez Resend. Robimy to wyłącznie po to, by skontaktować się z Tobą w sprawie testów, na podstawie Twojej zgody, którą możesz w każdej chwili wycofać, pisząc na hello@kawalec.pl. Dane usuwamy po zakończeniu testów, a wcześniej na Twoją prośbę.
10. Zmiany
O istotnych zmianach tej polityki poinformujemy na tej stronie, a posiadaczy konta także e-mailem.
Privacy policy (English summary)
The Polish text above is the binding version; this is a faithful summary.
Controller: CraftWeb Sp. z o.o., Osiedle Pod Wiatrakami 9, 62-261 Lednogóra, Poland, KRS 0001039024, NIP 7842535739, REGON 525423100, hello@kawalec.pl.
By default nothing leaves your Mac. Dictation, on-device transcription, history, self-learning, meetings, notes (typed and voice), search and the MCP server run locally, and your recordings, transcripts, notes and AI agent chats stay on your disk, with no telemetry and no account needed in Free. The MCP server is off by default; if you connect an AI assistant to it (such as Claude Desktop or Cursor), what the assistant reads from your meetings and notes goes to that assistant's provider under your agreement with them. The speech models are downloaded once from Hugging Face, and about once a day the app checks captylo.com for a new version, sending nothing but its version (turn it off in Ustawienia > Aplikacja > „Sprawdzaj automatycznie”).
Your own API keys (any plan) send requests straight to the provider you chose (ElevenLabs for cloud transcription, OpenRouter for AI modes, style learning, meeting and note AI and the AI agent), not through our server.
Captylo Pro: requests without your own key go through api.captylo.com, which streams them to our processors with our key and stores none of the content. Only what the feature you run needs is sent: the audio of a dictation, voice note, imported file or meeting for cloud transcription; the dictated or note text, the mode's instruction, vocabulary and learned hints, and your style profile with the target app's name for AI modes; with AI on, style samples (text before and after your edit, up to 600 characters each, with the app name) to build your style profile, and a new or edited note (up to 4,000 characters, once per note) for its title; the meeting transcript, notes, title, date and calendar participants for meeting AI features, and when you ask across everything only matching meeting excerpts and up to five matching notes cut to 1,500 characters; for the AI agent, your messages, the earlier part of that chat and the excerpts of meetings, notes and dictation history it finds by searching on your Mac.
Processors: ElevenLabs (speech to text), OpenRouter and the model provider it routes to (AI text), Stripe (payments, payment confirmations, subscriptions), Fakturownia sp. z o.o., Warsaw (VAT invoices and corrections for Captylo Pro, sent by email and to KSeF: name or company, address, tax or EU VAT number, email, plan, period, amount, currency and payment date), Resend (sign-in emails), Hetzner Online GmbH (hosting in the EU, Finland). Some process data in the US under the EU Standard Contractual Clauses or the EU-US Data Privacy Framework.
Invoices and KSeF: every Captylo Pro payment gets a VAT invoice issued in Fakturownia. Invoices for businesses are sent to the Polish National e-Invoicing System (KSeF), run by the Head of the National Revenue Administration, as tax law requires; KSeF is a recipient by law, not our processor. Invoices for private persons do not go to KSeF.
What our server stores: your email address, sign-in sessions (token hashes, device name, dates), hashed one-time codes (10 minutes, deleted a day after expiry), your subscription state from Stripe, monthly usage counts (audio seconds, AI tokens) and an invoice register (invoice and KSeF numbers, Stripe and Fakturownia document ids, amount, currency, status and whether the buyer is a business, but never the buyer's name, address or tax number). Never audio, transcripts, notes, text, questions or AI agent chats, neither on disk nor in logs; logs hold request ids and a hashed account pseudonym, never an email address, code, token or content.
Retention: account data until you ask us to delete it at hello@kawalec.pl; sessions expire after 180 days unused; usage counts 13 months; download and update-check logs (no IP address) 12 months; payment records and invoices as tax law requires (5 years), with us, Stripe and Fakturownia, and in KSeF for as long as tax law sets.
Your rights under the GDPR: access, rectification, erasure, restriction, portability and objection; you may complain to the Polish data protection authority (Prezes UODO).
Meeting recordings: you decide to record other people, so you are the controller of that data: tell the participants and ask for consent where needed. Recordings stay on your Mac; when you run a Pro cloud feature we process meeting excerpts only on your behalf.
captylo.com uses no cookies, analytics or trackers; it remembers only your language choice in your browser. App downloads and update checks are counted from the site's server logs, which keep the path, time, status and app version, never your IP address or an install identifier. The account panel at app.captylo.com sets one strictly necessary cookie with your sign-in session (no analytics); it is removed when you sign out, and an unused session expires after 180 days. The invoices it lists (with the KSeF number once assigned) and their PDFs are fetched live from Fakturownia and the payment processor, never stored by the panel, and an invoice file is shown only to its owner.
Device prototype tests: if you sign up, the site's admin stores your email address, your name (if given), the device you chose, your message, the page language and the date, and we get an email about it through Resend. We use it only to contact you about the tests, based on your consent, which you can withdraw at any time at hello@kawalec.pl. We delete it when the tests end, or earlier if you ask.